L'archivio è aperto a ricercatori, studiosi, studenti e più in generale a chiunque abbia interesse a svolgere una ricerca storica, per motivi di carattere personale o professionale.

Tutta la documentazione dell’Archivio storico è liberamente consultabile.

Sono previste eccezioni per:

– i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;

– i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;

– i documenti contenenti dati giudiziari (cioè “dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.

Altre limitazioni possono essere poste a discrezione del servizio su materiali per i quali si riscontrino problemi di conservazione.

E’ libera la fotoriproduzione diretta da parte degli utenti dei pezzi in consultazione, in sala studio senza flash né cavalletti, svolta senza scopo lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale.

L’accesso al servizio e all’archivio avviene su appuntamento in seguito alla presentazione di domanda inviata tramite email in cui si specifica l’oggetto della ricerca

Per la richiesta di consultazione deve essere presentata domanda in carta semplice previa compilazione del modulo qui allegato.
Per l’accesso all’archivio storico e la consultazione degli atti deve essere presentato un documento d'identità del richiedente

Il richiedente potrà consultare la documentazione archiviata, ottenere la riproduzione dei documenti mediante fotocopiatura o scannerizzazione (a cura del servizio) o mediante fotocamera (a cura degli utenti).

L’archivio storico è accessibile solo su prenotazione. La consultazione è immaediata

• Sono conservati i seguenti archivi e fondi:
• Archivio storico del Comune di Rubiera (1806-1980)
• Archivio della Congregazione di carità (1861-1937)
• Archivio dell’Ente comunale di assistenza di Rubiera (1937-1978)
• Archivio dell’Opera nazionale maternità e infanzia del Comune di Rubiera (1933-1977)
• Archivio dell’Ufficio di conciliazione del Comune di Rubiera (1866-1996)
• Legato Fontanesi “Opera scolastica Fontanesi” (1881-1959)
• Legato Rasponi 1822-1893
• Legato Guidetti 1890-1896
• Legato Chierici 1829-1893
• Legato Ruggeri 1850-1855
• Legato Elemosina della Congregazione di Carità di Modena 1765-1896
• Fondo Rainusso (prima metà del XIX secolo)
• Spartiti musicali del Complesso Filarmonico Herberia (1870-1970?)
• Sono disponibili i seguenti inventari e strumenti di corredo: 
• Gianna Dotti Messori, Archivio storico del Comune di Rubiera. Inventario (1806-1946), 1986. Inventario [Dattiloscritto]